F.A.Q.

Qu'offre BEAM REPORT® par rapport aux outils de bureautique habituels ?

Le Traitement de texte : il permet une saisie commode, notamment grâce à des "modèles". Mais il est lourd, il reste axé sur la mise en forme, et n'offre pas de réelles possibilités de traitement a posteriori.
L'outil de Présentation : il autorise des mises en forme efficaces (grâce aux éléments graphiques), mais figées. Il n'offre pratiquement aucune fonction de traitement.
Le Tableur : il permet d'introduire des éléments de qualification, et des fonctions de tri ou de filtrage. Mais il est très mal adapté à la saisie, la mise en forme et l'impression de texte.
L'éditeur de messages e-mail : c'est un moyen de diffusion simple et rapide, et à ce titre le plus utilisé aujourd'hui pour le reporting de routine. Mais ses possibilités de mise en forme sont très rustiques, voire inexistantes (texte brut).
Le "Formulaire" (quelle que soit sa technologie) : il permet d'appliquer des standards très précis, et des traitements variés s'il est associé à une base de données. Mais son développement est coûteux et requiert des spécialistes. Il est souvent rejeté à cause de sa rigidité ou de son caractère intrusif.

BEAM REPORT® combine le meilleur de ces outils, avec quelques idées originales, d'une manière très ciblée sur les besoins spécifiques du Reporting. Il reste un outil simple, non contraignant, à l'ergonomie parfaitement intégrée aux standards actuels.

L'intérêt d'ajouter un tel outil à la panoplie existante peut se mesurer par une question simple : "Combien de temps consacre-t-on chaque semaine aux tâches de reporting ?"

Où et comment s'installe BEAM-REPORT® ?

BEAM REPORT® est un exécutable simple pour les systèmes MS-Windows® (versions 98, NT, 2000, XP, Vista, 7). Il réside sur le poste de travail, sans aucune dépendance. Comme un outil de traitement de texte, il produit et utilise de simples fichiers, et n'implique aucune base de données ou autre ressource centralisée. Il peut être installé sur n'importe quel poste de travail, même dans un contexte de droits restreints. Il est entièrement autonome, incluant toutes les ressources nécessaires : éditeur, correcteur orthographique, moteur de scripts, moyens de paramétrage.

Comment peut-on paramétrer BEAM-REPORT® ?

BEAM REPORT® est personnalisé grâce à un ou plusieurs fichiers, dits de "standard", qui contiennent tous les éléments de paramétrage de l'outil : codification des attributs, définition des sommaires et des filtres, définition des macros, listes de titres, contenu initial, ...etc. La définition ou la modification de ces fichiers peut être faite avec BEAM-REPORT lui-même. Il suffit ensuite de distribuer ces fichiers, ou de les installer à un emplacement accessible par l'ensemble des utilisateurs. A noter :

Le paramétrage de BEAM-REPORT est une opération techniquement simple, qui ne nécessite aucune compétence informatique particulière, et peut être réalisée par le client lui-même. Elle implique cependant une analyse préalable des besoins, et une bonne connaissance des possibilités offertes par l'outil.
Les fichiers de standard peuvent être hiérachisés, avec un mécanisme d'héritage, pour prendre en compte différents niveaux de besoin (par exemple : Société, Direction, Service).

Que se passe-t-il losque mon besoin ou mon organisation change ?

Auparavant vous utilisez - peut-être - un modèle de document MS-Word® ou autre ... mais il était très difficile de faire prendre en compte les évolutions de ce modèle par les utilisateurs (qui en général n'utilisent ce modèle qu'une seule fois, puis modifient leur document d'une semaine sur l'autre).

BEAM-REPORT permet de rendre automatique la prise en compte d'une nouvelle version de standard. Il permet aussi d'inclure dans le standard des procédures d'"upgrade" des documents existants, afin que ceux-ci soient mis à jour automatiquement (sans aucune action de l'utilisateur final), par exemple selon une nouvelle structure de titres ou une nouvelle codification.

Comment un document est-il envoyé au destinataire ?

BEAM-REPORT® produit un fichier au format XML, qui peut être transporté ou publié par tous les moyens externes existants : mail, intranet, dossier réseau, système de G.E.D., ftp. Il peut aussi être envoyé par e-mail directement à partir de l'outil (interface MAPI intégrée). Il est alors émis en corps de message (forme HTML), et/ou en fichier joint (forme XML).

Au besoin, BEAM-REPORT peut également produire des documents aux formats HTML, RTF ou PDF.

Quelle est la différence entre la forme XML et les autres formes des documents produits ?

Le fichier XML est la forme "native" du document : c'est une mini-base de données, qui décrit le contenu du document sous une forme structurée, lisible par BEAM REPORT®. Il ne contient pas les paramètres de mise en forme, ceux-ci restant entièrement au choix du lecteur.

Les fichiers HTML, RTF ou PDF sont des formes "visuelles" du document. Leur intérêt est qu'il sont publiables : ils peuvent être visualisés avec les outils habituels, intégrés dans d'autres documents, ou apparaître en corps de message d'un e-mail. En revanche, ils ne peuvent plus être re-traités par BEAM REPORT®.

Cas d'un rapport collectif ou circulant ?

Pour chaque élément qualifié, l'outil garde trace de l'auteur (ses initiales peuvent être visualisées, en marge du document). Lorsque plusieurs rédacteurs participent à la rédaction d'un document, il est possible de protéger chaque élément pour qu'il soit modifiable uniquement par son auteur.

Reporting "complet" ou "incrémental" ?

Éternel dilemme, lorsqu'il y a une forte continuité entre les rapports successifs : faut-il faire un rapport absolu (donc volumineux, et montant peu les évolutions), ou incrémental (au risque que le lecteur ait manqué le précédent, ou oublié l'historique) ?

Grâce à la gestion de dates de modification, BEAM REPORT® permet de mettre en évidence très simplement les éléments modifiés, et de passer immédiatement de la vue "complète" à la vue "incrémentale" d'un document, par simple activation d'un filtre. Il permet également de réaliser un empilement chronologique d'un sujet donné à partir de plusieurs documents, par exemple pour la préparation d'un rapport mensuel ou annuel.

Quelles sont les options de mise en forme ? Comment sont-elles mémorisées ?

Par rapport à un Traitement de Texte classique, BEAM REPORT® offre un jeu volontairement réduit d'options de mise en forme. Toutes ces options agissent sur la forme visuelle à l'écran, et sur le document HTML imprimable. Mais elles ne changent pas le contenu du document XML : son destinataire restera libre de lui appliquer la mise en forme de son choix. Ces options peuvent être mémorisées sur le poste de travail, pour être appliquées par défaut à tous les documents.

choix de la police de caractère et des espacements, pour l'ensemble du document
profondeur maximum de numérotation des titres
visualisation des champs "priorité" et "valeur" par icônes ou par code textuel
visualisation ou non de la signature de chaque item (initiales de l'auteur)
style de présentation de l'en-tête et des titres de section
visualisation ou non du Récapitulatif, et de l'Aide-mémoire

Pendant l'édition, le rédacteur dispose aussi des fonctions de ré-organisation du document. Une ré-organisation ne change pas le contenu du document final, n'empêche pas de continuer à le modifier et ne présume pas du format dans lequel il sera visualisé par le destinataire.

Peut-on incorporer des graphiques, ou des données de provenance extérieure ?

Oui. BEAM REPORT® permet d'incorporer dans le texte divers objets de provenance extérieure, grâce au mécanisme OLE. Il peut s'agir par exemple de dessins, de graphiques, ou d'éléments de feuilles de calcul.
Noter cependant que BEAM REPORT® n'applique aucun traitement sur le contenu de ces éléments.

Peut-on utiliser BEAM REPORT® pour des Compte-rendus de Réunion ?

Les compte-rendus de réunion présentent souvent de fortes similitudes avec les Rapports d'Activité : ils sont immédiats, structurés, codifiés, et destinés à être diffusés et traités rapidement. On peut par exemple imaginer un standard BEAM REPORT® qui identifie les "décisions", les "actions" et les "points ouverts", et les récapitule automatiquement en tête ou en fin de document.

Les Rapports peuvent-ils être produits ou exploités par d'autres outils ?

Le modèle de données de BEAM REPORT® (structure des fichiers XML) est publié, il peut être exploité par des applications externes.

Ceci signifie que BEAM REPORT® peut aussi être utilisé :

comme moyen de diffusion/visualisation de données produites par ailleurs
(gestionnaire de projet, journal d'activité)
comme source de données, pour alimenter une application externe
(archive reporting, gestionnaire d'actions, ... etc.)

Quel est l'état actuel du produit ?

BEAM REPORT® est commercialisé depuis 2005 et a été validé par plus de 5000 utilisateurs à travers une vingtaine de clients en Europe. Environ 2 versions majeures sortent chaque année, avec leur lot d'évolutions et de nouvelles fonctionnalités.

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